Тайм-менеджмент – это эффективное планирование времени. Человек, владеющий данной техникой, знает, сколько минут, часов или дней ему необходимо потратить на тот или иной вид деятельности.
Организовываете своё расписание правильно? Значит, выполняете больше дел за короткий промежуток времени.
Чувствуете, что в сутках не хватает еще пары часиков? Без обид, но это в большинстве случаев означает, что где-то в ваш метод самоорганизации прокрался огрех.
Как и многие из нас, вы, вероятно, думаете, что сможете избежать напряженной гонки с крайними сроками и выполнять работу без спешки, просто освоив принципы тайм-менеджмента. Этот вывод, безусловно, правильный. Однако прежде чем пробовать какую-либо технику управления временем, которую активно продвигают всезнающие гуру продуктивности, было бы полезно ознакомиться с основами.
Чтобы помочь вам в этом, исследуем концепцию тайм-менеджмента. Рассмотрим преимущества и значение этой практики для современного бизнеса.
Преимущества тайм-менеджмента
Итак, мы выяснили, что умение разумно распоряжаться временем – один из ключевых навыков добросовестного сотрудника. Корректный тайм-менеджмент ведет к повышению четырех самых важных (и успевших набить оскомину) рабочих параметров:- Эффективности
- Продуктивности
- Результативности
- Производительности
1. Уменьшение уровня стресса
Составление и соблюдение графика выполнения задач значительно снижает уровень тревожности. Отмечая выполненные дела в своем чек-листе, вы видите, что добиваетесь ощутимого прогресса. Вы видите результат.
2. Больше возможностей и свободного времени
Людям, которые умеют эффективно распоряжаться своим временем, хватает и двадцати четырех часов в сутках. Время на хобби прекрасно сочетается с рабочими обязанностями, если вы правильно расставляете приоритеты.
3. Способность быстро достигать поставленных целей
Сотрудник, умело управляющий временем, способен быстрее достигать поставленных целей и задач. Это отмечают не только сами сотрудники, но и их работодатели.
Из последнего пункта можно выделить еще три преимущества, неотрывно следующих за успешно спланированным распорядком дел:
- Хорошие рекомендации по работе
- Высокая репутация в глазах коллег
- Быстрое продвижение по карьерной лестнице
Таким образом, управление временем – это ключ к успеху и высоким показателям в работе. Какие же шаги необходимо предпринять, чтобы эффективно делегировать обязанности, не утонуть в лавине «срочных» дел и не прерываться по мелочам?
Мы привели семь советов по тайм-менеджменту, которые помогут вам взглянуть на работу под новым углом.
Советы по управлению временем
Небольшая ремарка: универсального способа организовать всё и сразу не существует! Начните с тестирования нескольких методик, подходящих под ваш распорядок дня и специфику бизнеса.1. Расставляйте приоритеты
При составлении списка задач важно определять их приоритетность. Начните с исключения тех дел, которые не требуется выполнять здесь и сейчас. Затем выделите две или три наиболее важных задачи: их будет необходимо выполнить в первую очередь.
Основное правило: список задач нужно составлять на основе важности задачи, а уже затем – ее срочности.
Расстановку приоритетов можно провести при помощи матрицы Эйзенхауэра. Этот метод по управлению временем помогает правильно расставлять приоритеты. Например, срочные, но не важные задачи, согласно матрице, лучше делегировать:
Задача важная и срочная? Выполняйте ее сразу.
Задача несрочная и неважная? Определите, стоит ли вообще уделять ей время.
2. Ставьте корректные цели
Цели должны быть достижимы и измеримы. Без четко определенной цели будет тяжело понять, как именно вести работу над задачей.
Для постановки целей удобно использовать методологию SMART. Данная аббревиатура обозначает параметры, которым должна соответствовать цель: конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные по времени.
3. Установите крайние сроки на задачи
Определите, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи. Крайние сроки помогают, как минимум, стать сосредоточеннее.
Задать устойчивый темп рабочего процесса поможет Метод Помидора. Звучит забавно, но это – реальная техника по управлению временем, предложенная еще в конце 80-х.
Методика предполагает увеличение продуктивности в работе при уменьшении временных затрат. Это происходит за счет полной сосредоточенности на работе (стандартно – 25 минут) и коротких перерывов (5 минут).
4. Делайте перерывы
Пожалуй, один из самых приятных советов по тайм-менеджменту: сделайте перерывы частью своего графика.
Закончили задачу? Дайте себе время передохнуть. Короткая прогулка, игра в настольный теннис или медитация: не имеет значения, как именно вы проводите свободное время. Можно даже, в тайне от коллег, посмотреть пару Тик-Токов или полистать ленту Пикабу. Главное – это отвлечься, очистить голову и восстановить силы.
5. Организуйте себя
Эффективный тайм-менеджмент – это не только расстановка приоритетов и составление расписания, но и самодисциплина. У вас на столе кипа «важных» бумаг? Что ж, найти ту, которая вам действительно нужна, будет все равно, что найти иголку в стоге сена.
Помните, что долгие поиски нужного предмета, задачи, письма или сообщения – это зря потраченное время. А время – деньги.
Создайте систему хранения документов. Это можно сделать как локально, так и с использованием сторонних ресурсов (включая облачные хранилища, amoCRM, Битрикс24 и другие инструменты).
Отпишитесь от email-рассылок, которые вам больше не интересны. Сделайте это один раз, и заметите, что свободного времени прибавилось.
6. Устраните отвлекающие факторы
По возможности исключите отвлекающие факторы, неприоритетные виды деятельности или бесполезные задачи.
Социальные сети, ролики с котятами на YouTube, сплетничающие за спиной коллеги, текстовые сообщения в телефоне — факторы прерывания можно перечислять бесконечно.
Ключом к управлению временем является избавление от отвлекающих факторов и помех. В ход могут пойти любые доступные средства: подавляющие шум наушники, бируши, отключение уведомлений.
В общем, самоизолируйтесь, как будто 2020 год еще не закончился!
7. Избегайте многозадачности
Многозадачность — главный враг продуктивности.
Не пытайтесь успеть все и сразу! Да, многозадачность может показаться заманчивой, но по факту вы стреляете себе же в ногу, переключаясь с одной задачи на другую.
Оставьте умение делать несколько дел одновременно Гаю Юлию Цезарю!
Как делать НЕ следует
Итак, мы разобрались, как корректно управлять своим временем. Однако прежде, чем поскорее внедрять описанные техники в жизнь, ознакомьтесь с примером того, как делать не стоит.Этим опытом с нами поделилась бывшая сотрудница небольшой финансовой компании на одной из стратегических сессий:
Наш директор прошел какие-то курсы по тайм-менеджменту, и решил прошерстить весь отдел на предмет «эффективности». Поначалу все было вполне безобидно, но потом начали появляться совсем дикие правила:
· Пришел на работу пораньше? Молодец! Хочешь уйти за 10 минут до окончания рабочего дня, потому что опаздываешь на электричку? Нет уж, сидим до победного конца!
· Работаешь удаленно из дома? Значит, не тратишь время на дорогу и можешь потратить его на работу. Ну и что, что это время нерабочее!
· Тебя положили в больницу с аппендицитом? Ничего страшного, сейчас привезем тебе ноутбук, будешь работать прямо на операционном столе!
Вот так мы поняли, что тайм-менеджмент – это совсем не про нашего директора.
Тайм-менеджмент приведет к нужным результатам, если вы поймете, как его правильно использовать. Не нужно мучить себя или своих коллег и подчиненных переработками – это не управление временем, а его расточительство!
Приложения для управления временем
Чтобы помочь в освоении новой техники мы подготовили для вас список приложений-помощников, доступных с компьютера или и с телефона. Приложения подходят для реализации большей части пунктов из нашего списка советов.1. Focus To-Do — бесплатный таймер по Методу Помидора и таск-менеджер в одном флаконе. Приложение доступно для большинства современных платформ и систем, включая: Android, любое устройство Apple, Windows. Также Focus To-Do поставляется в качестве расширения для браузера Google Chrome
2. Forest — бесплатное приложение-таймер на телефон. В нём необходимо сажать новое – виртуальное – дерево каждый раз, когда вы принимаетесь за работу. Стоит вам разблокировать телефон в неположенное время, дерево погибнет. Если же вы честно доработаете нужный отрезок времени до конца, дерево будет перенесено в ваш виртуальный лес. Доступно для устройств на базе iOS, Android и Windows Phone
3. Notion — сервис для создания, хранения и обработки поступающей информации: заметок и текстовых документов, списков задач и проектов, ссылок и файлов, таблиц и канбан-досок. Для персонального использования приложение доступно бесплатно на MacOS и Windows
4. amoCRM – популярная CRM-система, предоставляющая возможность отслеживать выполнение плана, KPI, просроченные и выполненные за сегодня задачи и так далее. Доступно для Windows, MacOS, Apple или Android
5. Todoist — бесплатный популярный планировщик и приложение для ведения списка дел. Todoist можно настроить под различные методы планирования, включая упомянутую нами матрицу Эйзенхауэра
6. Битрикс24 – CRM-система, в которой доступны, помимо онлайн-офиса, следующие возможности для планирования: задачи и проекты (в списочном представлении, в виде канбан-доски или диаграммы Ганта), напоминания и отчеты. Доступно для Windows, MacOS, Apple или Android
Книги по тайм-менеджменту
Для самостоятельного и более полного изучения темы мы также привели список книг. Дополнительные материалы дополняют данную статью и раскрывают тему тайм-менеджмента подробнее.- Тео Компернолле, «Освободи мозг: Что делать, когда слишком много дел». Книга, в которой автор – врач-нейропсихиатр – делится знаниями, как стать эффективнее, правильно организовать и управлять своим временем
- Франческо Чирилло, «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией». Книга, в которой автор на понятных примерах объясняет, как грамотно распланировать задачи на день, меньше отвлекаться и больше успевать
- Дэвид Андерсон, «Канбан. Альтернативный путь в Agile». В книге предложены решения, которые помогут читателю претворить идеи бережливого производства в жизнь, увеличить производительность и качество работы, а также сократить срок выполнения любых задач
- Брайан Трейси, «Съешьте лягушку! 21 способ научиться успевать». Книга-бестселлер, которая поможет читателю понять, каких профессиональных навыков ему не хватает и что нужно сделать, чтобы ими овладеть
- Максим Дорофеев, «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо». Написанная простым языком книга, объясняющая, как устроен человеческий мозг и мышление, как концентрировать внимание на важных задачах и правильно их формулировать
- Марк Форстер, «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента». Книга о личностном росте и эффективности. Автор помогает понять, как отказаться от излишних обязательств, пересмотрев свое отношение к «важности» и «срочности» задач
- Майкл Бреус, «Всегда вовремя». Книга, в которой автор – специалист по хронобиологии – делится знаниями, как с минимальными изменениями распорядка дня улучшить здоровье, самоощущение и качество жизни
Итоги
Тайм-менеджмент помогает разумно организовать свое время и использовать его эффективно.В преимущества качественного тайм-менеджмента входят: высокая продуктивность, понижение уровня стресса и возможность заниматься важными делами.
Мы осветили основные моменты грамотной организации времени. Они помогут вам и вашим сотрудникам стать более собранными, верно расставлять приоритеты и планировать задачи.
Продолжайте совершенствовать бизнес, используя свое время в полной мере! Остались вопросы по тайм-менеджменту или внедрению новых IT-систем в работу? Свяжитесь с нашими менеджерами по телефону +7(800)101-13-73. Мы не только поможем внедрить amoCRM, но и дадим рекомендации по оптимизации работы отделов продаж, маркетинга и других.